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Vereinbarung
über die Einsetzung und Arbeit
der Koordinierungskommisision Hamburg1#

Vom 1. August 2014

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Zwischen der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Norddeutschland, vertreten durch die Kirchenleitung,
– im Folgenden Nordkirche genannt –
und dem Evangelisch-Lutherischen Kirchenkreis Hamburg-Ost, vertreten durch den Kirchenkreisrat,
sowie dem Evangelisch-Lutherischen Kirchenkreis Hamburg-West/Südholstein, vertreten durch den Kirchenkreisrat,
– im Folgenden Kirchenkreise genannt –
wird auf der Grundlage des Artikels 41 Absatz 5 der Verfassung über die Einsetzung und Arbeit der Koordinierungskommission Hamburg folgende Vereinbarung getroffen:
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§ 1
Einführende Bestimmungen

1 Die Vereinbarung über die Einsetzung und Arbeit der Koordinierungskommission Hamburg dient dem Ziel, die Einheit der Nordkirche zu fördern und eine verbindliche Struktur der Zusammenarbeit zwischen der landeskirchlichen Ebene und den Kirchenkreisen zu entwickeln. 2 Diese soll gewährleisten, dass über kirchenkreisübergreifende oder gesamtkirchliche Aufgaben, die sich regional innerhalb der Gebiete der Kirchenkreise ergeben, auf der Grundlage gemeinsamer Beratung und Absprachen entschieden werden kann.
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§ 2
Aufgabe und Zielsetzung der Koordinierungskommission Hamburg

1 Die Aufgabe der Koordinierungskommission Hamburg ist es, gesamtstädtische Herausforderungen und ihre kirchlichen Implikationen in dem Metropolraum Hamburg festzustellen, untereinander zu kommunizieren, zu beraten und die Wahrnehmung der daraus entstehenden Aufgaben zu klären.
2 Dazu gehören insbesondere:
  1. Herstellung einer regelmäßigen und verlässlichen Kommunikation und Beratung der aktuellen gesamtstädtischen Situation und ihrer kirchlichen Implikationen zwischen den unterschiedlichen Handlungsebenen der Nordkirche (Bischöfin bzw. Bischof im Sprengel Hamburg und Lübeck, Kirchenleitung der Nordkirche, Kirchenkreisräte der Kirchenkreise, Vorstand des Diakonischen Werkes Hamburg, Landeskirchenamt und anderer kirchlicher Vertreter bzw. Vertreterinnen (vgl. im Einzelnen § 4 Vorsitz und Mitglieder));
  2. Abstimmung der Planungen in Angelegenheiten, die das Verhältnis der Nordkirche zur Freien und Hansestadt Hamburg berühren, unbeschadet des Rechts der Landesbischöfin bzw. des Landesbischofs, die Nordkirche gegenüber der Stadt Hamburg zu vertreten oder der Bischöfin bzw. des Bischofs im Sprengel Hamburg und Lübeck, die Nordkirche in ihrem Sprengel zu vertreten (vergleiche Artikel 97 und 98 der Verfassung);
  3. Steuerung und Koordinierung der Öffentlichkeits- und Pressearbeit in Angelegenheiten der Nordkirche und der Kirchenkreise, soweit deren Wirkung über den Bereich der Kirchenkreise hinaus reicht;
  4. Koordinierung und Abstimmung bei Vorhaben der Dienste und Werke im Bereich Bildung und Diakonie soweit sie die Möglichkeiten und Kompetenzen der Kirchenkreise, des Ev.-Luth. Kirchenkreisverbandes Hamburg und der Hauptbereiche der landeskirchlichen Ebene überschreiten oder im Blick auf überregionale Arbeitsfelder eine Vernetzung auf landeskirchlicher Ebene und mit den Diensten und Werken und Leitungsinstanzen der Landeskirche erforderlich ist.
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§ 3
Initiativrecht der Koordinierungskommission Hamburg

1 Die Koordinierungskommission Hamburg hat in allen Aufgaben, die nicht ausdrücklich an sie delegiert worden sind, kein Entscheidungsrecht. 2 Gegenüber der Kirchenleitung der Nordkirche, den Kirchenkreisräten der Kirchenkreise und dem Vorstand des Diakonischen Werkes Hamburg – Landesverband der Inneren Mission e. V. hat sie das Initiativrecht, Empfehlungen zur Beschlussfassung vorzulegen. 3 Mit dem Diakonischen Werk ist hierüber eine gesonderte Vereinbarung zu schließen. 4 Dem Landeskirchenamt werden die Empfehlungen vorab zur Stellungnahme vorgelegt.
5 Ein für alle Beteiligten verbindlicher Beschluss erfordert die übereinstimmende Beschlussfassung der Kirchenleitung der Nordkirche, der Kirchenkreisräte der Kirchenkreise und gegebenenfalls des Vorstands des Diakonischen Werkes Hamburg.
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§ 4
Vorsitz und Mitglieder der Koordinierungskommission Hamburg

( 1 ) 1 Die Koordinierungskommission Hamburg setzt sich aus folgenden elf stimmberechtigten Mitgliedern zusammen:
  1. die Bischöfin bzw. der Bischof im Sprengel Hamburg und Lübeck (Vorsitzende bzw. Vorsitzender);
  2. zwei von der Kirchenleitung bestellte Mitglieder aus ihren Reihen, davon mindestens ein ehrenamtliches Mitglied; diese Mitglieder sollen nicht aus den Hamburger Kirchenkreisen kommen;
  3. je drei von den Kirchenkreisräten aus ihrer Mitte zu bestellende Personen, von denen jeweils eine Person Pröpstin oder Propst sein muss;
  4. die Landespastorin bzw. der Landespastor des Diakonischen Werkes Hamburg;
  5. die Präsidentin bzw. der Präsident des Landeskirchamtes der Nordkirche.
2 Die stimmberechtigten Mitglieder werden für die Dauer der Legislaturperiode bzw. für die Dauer der jeweiligen Amtszeiten bestellt. Für sie werden Stellvertreterinnen bzw. Stellvertreter bestellt.
( 2 ) Sollten die stimmberechtigten Mitglieder aus ihrem Gremium bzw. ihrem Amt während der Legislaturperiode ausscheiden, so werden entsprechende Nachfolgerinnen oder Nachfolger bestellt.
( 3 ) Mit beratender Stimme nehmen an den Sitzungen der Koordinierungskommission Hamburg folgende acht Mitglieder ständig teil:
  1. die Stellvertreterin bzw. der Stellvertreter der Bischöfin bzw. des Bischofs im Sprengel; im Falle der Abwesenheit der Bischöfin bzw. des Bischofs nimmt die Stellvertreterin bzw. der Stellvertreter mit Stimmrecht an der Sitzung teil. Falls die Person durch einen Kirchenkreis entsandt wird, entfallen diese Regelungen;
  2. die bzw. der landeskirchliche Beauftragte für Hamburg;
  3. die Leiterin bzw. der Leiter des Kirchenkreisverbandes Hamburg;
  4. die bzw. der Präses der Landessynode der Nordkirche;
  5. zwei für den Bereich Ökumene und gesellschaftlichen Diskurs ausgewiesene Expertinnen bzw. Experten, die durch die Koordinierungskommission berufen werden;
  6. die stellvertretende Pressesprecherin bzw. der stellvertretende Pressesprecher der Nordkirche, Sitz Hamburg;
  7. eine Vertreterin bzw. ein Vertreter der Hauptpastorinnen bzw. Hauptpastoren (sofern sie nicht in die Koordinierungskommission Hamburg gewählt sind).
( 4 ) 1 Die Koordinierungskommission Hamburg kann bei Bedarf weitere Personen zur Beratung hinzuziehen. 2 Die Dezernate des Landeskirchenamtes sind bei grundsätzlichen Fragestellungen ihrer Fachgebiete in die Arbeit der Koordinierungskommission Hamburg einzubinden.
( 5 ) 1 Die Koordinierungskommission Hamburg ist beschlussfähig, wenn mindestens fünf stimmberechtigte Mitglieder anwesend sind. 2 Sie fasst ihre Beschlüsse mit einer Mehrheit von zwei Dritteln der anwesenden Mitglieder.
( 6 ) Die Koordinierungskommission Hamburg kann sich eine Geschäftsordnung geben (vgl. hierzu Anlage 1: Geschäftsordnung der Koordinierungskommission Hamburg).
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§ 5
Ständige Arbeitsgruppen und Geschäftsführung

( 1 ) Zur laufenden gesamtstädtischen Steuerung der Öffentlichkeitsarbeit und zur gesamtstädtischen Absprache und Vernetzung der übergemeindlichen Handlungsfelder im Bereich Bildung werden zwei ständige Arbeitsgruppen eingerichtet:
  1. 1 Die „Steuerungsgruppe Öffentlichkeitsarbeit“ koordiniert verbindlich die Aufgaben gesamtstädtischer Öffentlichkeitsarbeit. 2 Sie wird eingesetzt von der Koordinierungskommission Hamburg und arbeitet im Auftrag der beteiligten Träger. 3 Grundsätzliche Entscheidungen im Bereich Finanzen und Strukturen werden der Koordinierungskommission Hamburg als Empfehlung vorgelegt. 4 Eigene Entscheidungen kann die Steuerungsgruppe über inhaltliche Fragen treffen, etwa über thematische Schwerpunkte, aber auch nachgeordnete Strukturfragen wie etwa die Aufgabenverteilung bei bestimmten Punkten. 5 Den Vorsitz führt die Bischöfin bzw. der Bischof im Sprengel Hamburg und Lübeck. 6 Weitere Mitglieder sind je eine Pröpstin bzw. ein Propst aus den Kirchenkreisen, von denen eine bzw. einer den stellvertretenden Vorsitz übernimmt. 7 Außerdem gehören der Steuerungsgruppe eine Vertretung des Diakonischen Werkes Hamburg und eine Vertretung des Landeskirchenamtes (Dezernat Theologie und Publizistik) an;
    (vgl. hierzu Anlage 2: Geschäftsordnung der Steuerungsgruppe Öffentlichkeitsarbeit);
  2. 1 Die „Bildungsgruppe Hamburg“ dient der gesamtstädtischen Vernetzung der Dienste und Werke im Bereich Bildung im Raum Hamburg. 2 Sie wird eingesetzt von der Koordinierungskommission Hamburg und arbeitet in deren Auftrag. 3 Sie verbindet die verschiedenen Akteure und Ebenen und übernimmt die gesamtstädtische Steuerung der Schwerpunktfelder Jugend, Frauen, Ökumene, Offene Altenarbeit, Ehrenamt/Freiwilligenengagement, Seelsorgliche Begleitung im Alter, Kirche und Schule, Gemeinwesendiakonie, aktuelle Themen der Stadt. 4 Grundsätzliche Beschlüsse (zum Beispiel über inhaltliche Ausrichtung, Finanzen und Strukturen) werden der Koordinierungskommission Hamburg als Empfehlung vorgelegt. 5 Eigene Beschlüsse kann die Bildungsgruppe über nachgeordnete inhaltliche und strukturelle Fragen treffen, etwa über thematische Schwerpunkte oder über die Kooperationen und Aufgabenverteilung bei bestimmten Handlungsfeldern. 6 Die Bildungsgruppe Hamburg ist zusammengesetzt aus den leitenden Bereichsverantwortlichen der Kirchenkreise, des Kirchenkreisverbandes Hamburg und des Diakonischen Werkes Hamburg. 7 Die Gesamtkonferenz der Hauptbereichsleitungen der Landeskirche delegiert die Leitung eines Hauptbereiches als ständiges Mitglied in die Bildungsgruppe. 8 Bei Beratung von Angelegenheiten der nicht vertretenen Hauptbereiche werden die entsprechenden Hauptbereichsleitungen in die Arbeit der Bildungsgruppe eingebunden.
( 2 ) Zur Erledigung der laufenden Geschäfte und zur technischen Vorbereitung der Beratungen der Koordinierungskommission Hamburg wird beim Landeskirchenamt der Nordkirche als Außenstelle in Hamburg eine Geschäftsführung eingerichtet.
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§ 6
Inkrafttreten und Dauer der Vereinbarung

1 Die Vereinbarung ist auf fünf Jahre befristet. 2 Sie tritt am 1. August 2014 in Kraft.
1 Die Vereinbarung kann vorher aufgehoben werden, wenn die Kirchenleitung der Nordkirche und die Kirchenkreisräte der Kirchenkreise dieses aufgrund einer Empfehlung der Koordinierungskommission Hamburg einvernehmlich mit jeweils der Mehrheit ihrer gesetzlichen oder satzungsrechtlichen Mitglieder beschließen.
Für die Nordkirche
Kiel, den 12. September 2014
(Unterschriften)
(Kirchensiegel)
Für den Kirchenkreis Hamburg-Ost
Hamburg, den 12. September 2014
(Unterschriften)
(Kirchensiegel)
Für den Kirchenkreis Hamburg-West/Südholstein
Hamburg, den 12. September 2014
(Unterschriften)
(Kirchensiegel)
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Anlagen

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Anlage 1

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Geschäftsordnung der Koordinierungskommission Hamburg

Aufgrund der Vereinbarung über die Einsetzung und Arbeit der Koordinierungskommission Hamburg vom 1. August 2014 hat sich die Koordinierungskommission Hamburg die folgende Geschäftsordnung gegeben:
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§ 1
Einberufung der Koordinierungskommission Hamburg

1 Die bzw. der Vorsitzende beruft die Koordinierungskommission Hamburg nach Bedarf ein. 2 Auf Verlangen der Kirchenleitung oder einer der Kirchenkreisräte der Ev.-Luth. Kirchenkreise Hamburg-Ost und Hamburg-West/Südholstein hat sie bzw. er die Koordinierungskommission Hamburg einzuberufen.
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§ 2
Tagesordnung und Vorbereitung der Sitzung

1 Die bzw. der Vorsitzende stellt die vorläufige Tagesordnung auf. 2 Die Tagesordnung wird von der Koordinierungskommission Hamburg beschlossen. 3 Die Einladung unter Beifügung der vorläufigen Tagesordnung und der Beratungsunterlagen besorgt die Geschäftsführerin bzw. der Geschäftsführer.
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§ 3
Vorsitz

1 Die Sitzungen werden von der Bischöfin bzw. dem Bischof im Sprengel Hamburg und Lübeck geleitet. 2 Zur stellvertretenden bzw. zum stellvertretenden Vorsitzenden wird eine der Pröpstinnen bzw. Pröpste der Kirchenkreise Hamburg-Ost und Hamburg-West/Südholstein gewählt.
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§ 4
Beratung und Beschlussfassung

1 Die Koordinierungskommission Hamburg ist beschlussfähig, wenn mindestens fünf Mitglieder anwesend sind. 2 Die Koordinierungskommission Hamburg fasst ihre Beschlüsse mit einer Mehrheit von zwei Dritteln der anwesenden Mitglieder. 3 Abstimmungen erfolgen in der Regel offen.
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§ 5
Sitzungsprotokoll

1 Das Sitzungsprotokoll ist von der Geschäftsführerin bzw. dem Geschäftsführer zu fertigen und von der bzw. dem Vorsitzenden zu unterzeichnen. 2 Die Sitzungsprotokolle werden an die Kirchenleitung und an Kirchenkreisräte der Kirchenkreise Hamburg-Ost und Hamburg­ West/Südholstein gesandt.
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§ 6
Geschäftsstelle

Die Geschäftsstelle wird beim Landeskirchenamt der Nordkirche als Außenstelle in Hamburg errichtet.
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Anlage 2

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Geschäftsordnung Steuerungsgruppe Öffentlichkeitsarbeit Hamburg

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§ 1
Mandat

( 1 ) 1 Die Steuerungsgruppe koordiniert verbindlich die Aufgaben gesamtstädtischer Öffentlichkeitsarbeit. 2 Sie wird eingesetzt von der Koordinierungskommission Hamburg und arbeitet im Auftrag der beteiligten Träger.
(vgl. hierzu Anlage 1 mit Delegationsbeschluss2#)
( 2 ) 1 Grundsätzliche Entscheidungen werden der Koordinierungskommission Hamburg als Empfehlung vorgelegt. 2 Das betrifft vor allem Fragen, die mit finanziellen Aufwendungen verbunden sind, aber auch grundsätzliche Strukturentscheidungen.
( 3 ) Eigene Entscheidungen kann die Steuerungsgruppe über inhaltliche Fragen treffen, etwa über thematische Schwerpunkte, aber auch über nachgeordnete Strukturfragen wie etwa die Aufgabenverteilung bei bestimmten Projekten.
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§ 2
Aufgaben

Insbesondere hat die Steuerungsgruppe die Verantwortung für
  • die Kommunikationspflege und Koordination zwischen den Kirchenkreisen, dem Diakonischen Werk und der Ebene der Nordkirche;
  • die Regelung der Infrastruktur, etwa bei gemeinsam verantworteten Zeitungsbeilagen, Kampagnen und Internetauftritten;
  • gemeinsame Initiativen und gesamtstädtische Kampagnen;
  • die Projektvergabe;
  • das gesamtstädtische Gegenüber zu Medien;
  • Auswertung und Strategien gesamtstädtischer Krisen-PR;
  • Fragen des Corporate Design;
  • gesamtstädtische Koordination des Fundraisings.
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§ 3
Zusammensetzung und Vorsitz

( 1 ) 1 Den Vorsitz führt die Bischöfin bzw. der Bischof im Sprengel Hamburg und Lübeck. 2 Weitere Mitglieder sind je eine Pröpstin bzw. ein Propst aus den Kirchenkreisen Hamburg­ Ost und Hamburg-West/Südholstein, von denen eine/r den stellvertretenden Vorsitz übernimmt. 3 Außerdem gehören der Steuerungsgruppe eine Vertretung des Diakonischen Werkes Hamburg und eine Vertretung des Landeskirchenamtes (Dezernat T) an.
( 2 ) Als beratende Mitglieder gehören der Steuerungsgruppe eine Vertretung der Stabsstelle Presse und Kommunikation der Nordkirche, jeweils eine Vertretung der Hauptamtlichen Öffentlichkeitskonferenz („Kleine-Ö-Runde“) und des Medienwerks sowie der Leiter des Kirchenkreisverbandes Hamburg an.
( 3 ) Zu bestimmten Punkten können Gäste eingeladen werden.
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§ 4
Geschäftsführung

Die Geschäftsführung der Steuerungsgruppe obliegt einer Vertretung der Stabsstelle Presse und Kommunikation der Nordkirche.
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§ 5
Einberufung von Sitzungen

( 1 ) 1 Die Sitzungen sollen vierteljährlich, mindestens jedoch halbjährlich stattfinden. 2 Eingeladen wird mindestens vier Wochen vorher.
( 2 ) 1 Der/die Vorsitzende bestimmt Zeit und Ort der Sitzungen und stellt die Tagesordnung auf. 2 Diese muss den Mitgliedern mindestens sieben Tage vor der Sitzung zugehen. 3 Jedes Mitglied hat das Recht, Punkte für die Tagesordnung der Sitzungen zu benennen.
( 3 ) Über die endgültige Tagesordnung wird zu Beginn einer Sitzung entschieden.
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§ 6
Abstimmungen

( 1 ) 1 Die Steuerungsgruppe ist beschlussfähig, wenn zur Sitzung ordnungsgemäß eingeladen wurde und die Mehrheit der Mitglieder anwesend ist. 2 Abgestimmt werden kann nur zu Gegenständen, die auf der Tagesordnung stehen.
( 2 ) Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst und im Protokoll festgehalten.
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§ 7
Sitzungsniederschrift

( 1 ) 1 Von jeder Sitzung wird ein Protokoll gefertigt und den Mitgliedern zugeleitet. 2 Es wird auf der nachfolgenden Sitzung genehmigt.
( 2 ) 1 Das Protokoll geht zur Kenntnis an die Koordinierungskommission Hamburg und an die Mitglieder der Hauptamtlichen Öffentlichkeitskonferenz. 2 Dies gilt nicht für Teile des Protokolls, für die Vertraulichkeit vereinbart wurde.
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§ 8
Die Öffentlichkeitskonferenz der Hauptamtlichen

( 1 ) 1 Für die Koordination des täglichen operativen Geschäfts und die gestalterische journalistische Ausrichtung der gesamtstädtischen Öffentlichkeitsarbeit in Hamburg als Einheit ist die Gruppe der Hauptamtlichen zuständig.
2 Sie trägt den Namen Hamburger Öffentlichkeitskonferenz („Kleine Ö-Runde").
( 2 ) Die Öffentlichkeitskonferenz setzt sich zusammen aus den hauptamtlich Verantwortlichen für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der einzelnen Träger: Vertreten sind der Kirchenkreis Hamburg-Ost, der Kirchenkreis Hamburg-West/Südholstein, das Diakonische Werk, das Medienwerk, die/der Pressereferent/in in der Bischofskanzlei Hamburg und Lübeck, einer weiteren Vertretung der Stabsstelle Presse und Kommunikation der Nordkirche, eine Vertretung der Internetseite www.kirche-hamburg.de sowie einer Vertretung des „Fundraising Kompetenz Team Hamburg“.
( 3 ) 1 Die Öffentlichkeitskonferenz arbeitet der Steuerungsgruppe zu. 2 Eine Vertretung nimmt an den Sitzungen der Steuerungsgruppe als beratendes Mitglied teil. 3 Die Öffentlichkeitskonferenz unterbreitet der Steuerungsgruppe Vorschläge und setzt Aufträge der Steuerungsgruppe um.
( 4 ) 1 Die hauptamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind gehalten, die gesamtstädtische Öffentlichkeitsarbeit im Blick zu behalten. 2 Sie sind aber in erster Linie ihren jeweiligen Auftraggebern verantwortlich. 3 Ergeben sich zwischen diesen beiden Aufträgen Konflikte, ist die Steuerungsgruppe einzuschalten.
( 5 ) Die Geschäftsführung der Hauptamtlichen Öffentlichkeitskonferenz („Kleine-Ö-Runde“) liegt bei einer Vertretung aus der Stabsstelle Presse und Kommunikation.
( 6 ) 1 Die Geschäftsführung lädt mindestens zwei Wochen vorher zu den Sitzungen ein. 2 Diese sollen alle sechs bis acht Wochen, mindestens jedoch vier Mal jährlich stattfinden. 3 Mit der Einladung ist eine vorläufige Tagesordnung zu verschicken.
( 7 ) 1 Von jeder Sitzung wird ein Protokoll gefertigt und den Mitgliedern zugeleitet. 2 Das Protokoll geht zur Kenntnis an die Mitglieder der Steuerungsgruppe.
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§ 9
Finanzierung gemeinsamer Aufgaben

Die Finanzierung gemeinsamer Aufgaben wird über den Kirchenkreisverband Hamburg abgewickelt.
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§ 10
Schlussbestimmungen

Diese Geschäftsordnung wurde von der Steuerungsgruppe auf ihrer Sitzung am 19. Juni 2012 beschlossen und tritt nach ihrer Verabschiedung durch die Koordinierungskommission in Kraft.
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Anlage 3

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Anmerkung: Einsetzung der Koordinierungskommission Hamburg und die Beendigung möglicher Gremien

1 Der Vorschlag zu einer modifizierten Vereinbarung zwischen der Kirchenleitung der Nordkirche und den Kirchenkreisen im Raum Hamburg Koordinierungskommission Hamburg ermöglicht es, einige bisherige Gremien aufzulösen bzw. zu beenden. 2 Dazu gehören die „Schnittstellengespräche“ zwischen den Dezernaten des Landeskirchenamtes und den beiden Kirchenkreisen im Raum Hamburg. 3 In diesem Gremium werden neben dem allgemeinen Austausch auch konkrete Vereinbarungen zur Zusammenarbeit getroffen. 4 Dieses geschieht – mit den gleichen Partnern – auch in der Koordinierungskommission.
5 Die sogenannte „Große Lage“ ist ein hamburgbezogenes Austausch- und Informationsgremium, zu dem die Bischöfin im Sprengel leitende Personen aus den Kirchenkreisen, der Diakonie und den Hauptbereichen einlädt mit dem Ziel des Austausches und der internen Beratung. 6 Dieses ist – mit einem vergleichbaren Personenkreis – in der modifizierten Vereinbarung zur Koordinierungskommission ebenfalls vorgesehen. 7 Damit werden diese beiden Gremien aufgrund der modifizierten Vereinbarung entbehrlich und sollten beendet werden.
Bischöfin Kirsten Fehrs
Hamburg, 15. Januar 2014

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1 ↑ Red. Anm.: Die Vereinbarung wurde nicht im Kirchlichen Amtsblatt veröffentlicht.
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2 ↑ Red. Anm.: Die Anlage ist nicht Bestandteil dieser Veröffentlichung.