EPUB-Informationen

Bezeichnung:

6.301-503 N_Archiv

Stand/Datum des Downloads:

28.07.2022

Regelung des Nordelbischen Kirchenarchivs
über die selbstständige Vernichtung
von allgemeinem Verwaltungsschriftgut[1]

Vom 2. März 1999[2]

(GVOBl. S. 65)

In Ausführung von § 5 Absatz 1 des Archivgesetzes vom 11. Februar 1991 (GVOBl. S. 99) in Verbindung mit § 3 Absatz 3 der Kassationsordnung vom 2. Februar 1999 (GVOBl. S. 57) wird folgende Regelung getroffen:

Hinweise zur Handhabung:

1. Grundsatz

1 Die nachfolgend aufgeführten Aktentypen können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist selbstständig vernichtet werden. 2 Dies betrifft nur Schriftgut, das nach 1950 entstanden ist.

2. Aufbewahrungsfristen

Die jeweiligen Aufbewahrungsfristen sowie der jeweilige Fristbeginn sind der Anlage 2 nach § 12 Absatz 4 der Registraturordnung vom 24. November 1998 (Plan über die Aufbewahrungsfristen in der Registratur) zu entnehmen.

3. Ausnahmen

In den Fällen der Ausnahmen ist das Schriftgut dem kirchlichen Archiv zuzuführen.

4. Gliederung der Sachgruppen

1 Der Fristenplan folgt der sachsystematischen Gliederung des nordelbischen Aktenplans „Westerländer Aktenplan”, da dieser in Zukunft am häufigsten verwendet werden wird. 2 Bei Verwendung eines anderen Aktenplans sind bei der Suche nach einzelnen Aktengruppen die sachsystematischen Gruppen zu verwenden.

Gliederung des „Westerländer Aktenplans”

0

Organisation, Dienststellenverwaltung

1

Innerkirchliche Gliederung, Verfassung und Beziehung zu anderen Kirchen, Staat und Gesellschaft

2

Dienstrecht der Pastorinnen und Pastoren

3

Dienstrecht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

4

Verkündigung und Seelsorge

5

Diakonische Arbeit

6

Bauwesen

7

Finanzwesen

8

Vermögen

9

Kirchenbuch-, Meldewesen, Dokumentation

Gruppe 0

Organisation

Aktentyp

Ausnahmen

Protokolle, Rundschreiben anderer
kirchlicher Werke, Einrichtungen und
Vereine

sofern keine Stellungnahmen oder
Reaktionen erfolgt sind

Materialbeschaffung > > auch für
Kindergarten, Gemeindekreise

Geschäftsbücher ohne Bezug
zur Aktenordnung

Gruppe 1

Verfassung

Aktentyp

Ausnahmen

Protokolle, Rundschreiben nachgeordneter,
vorgesetzter oder anderer
kirchlicher Stellen

sofern keine Stellungnahmen oder Reaktionen erfolgt sind

Belege (Wahlbenachrichtigungskarten,
Stimmzettel, Briefwahlunterlagen) über
die Durchführung der Wahlen zu
kirchlichen Körperschaften

wenn das Wahlergebnis bzw. Wahlprotokoll nicht vorliegt

Prozessakten

sofern keine dauernden Rechtsverhältnisse oder historische Belange berührt sind (Zivil-, Arbeitsprozesse)

Gruppe 2 und 3

Dienstrecht der Pastorinnen und Pastoren sowie Dienstrecht der Mitarbeiter

(da beide Gruppen ähnlich sind, wurden sie zusammengelegt)

Aktentyp

Ausnahmen

Bewerbungsunterlagen von nicht berücksichtigten Personen

nach Besetzung der Stelle zurücksenden

Schriftwechsel über kurzzeitige Vertretungen

Fahrtenbücher

Urlaubslisten

Unterlagen über Beihilfen, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub,
Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten

Unterlagen, aus denen die Art der Erkrankung ersichtlich ist, sind unverzüglich zurückzugeben oder zu vernichten, wenn sie für den Zweck, für den sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden

Abwicklung von Einzelfällen der
Unfallversicherung und Berufsgenossenschaft

Gruppe 4

Verkündigung, Seelsorge

Aktentyp

Ausnahmen

Handzettel und Anschläge für regelmäßige
Gottesdienste und übliche Veranstaltungen

An- und Abmeldungen, Überweisung zum
Konfirmanden- oder Religionsunterricht

Es sind detaillierte Angaben zur familiären Situation vorhanden

Gruppe 5

Diakonische Arbeit

Aktentyp

Ausnahmen

An- und Abmeldungen zum Kindergarten/
Kindertagesstätte

Es sind detaillierte Angaben zur familiären Situation vorhanden; nur wenn Gesamtanmeldeliste existiert

Gruppe 6

Bauwesen

Aktentyp

Ausnahmen

Werkverträge und Wartungsverträge

Werk- und Wartungsverträge für Glocken und Orgel

Laufende Unterhaltung der Kirche und sonstigen kirchlichen Gebäude > > auch Kindergarten, Dienstwohnungen

Neu- und Umbau[3]

Gruppe 7

Finanzwesen

Aktentyp

Ausnahmen

Mahnschreiben

Kontoauszüge

Solllisten

Saldenlisten

Kontogegenbuch

Regelmäßige Kassenstandsberichte

Porto- und Postbücher

Kassen- u. Rechnungsbelege aller Art

Belege[4] zu Baumaßnahmen[5], Erfüllung von Baulastverpflichtungen, besondere Anschaffungen

Sparbuch

Kassentagebuch

Gruppe 8

Vermögen

Aktentyp

Ausnahmen

Pacht- und Mietverträge (auch Dienstwohnungen)

Abwicklung einzelner Versicherungsfälle

Gruppe 9

Kirchenbuch-, Meldewesen

Aktentyp

Ausnahmen

Umzugsmeldungen über Gemeindeglieder

Schriftwechsel über die Ausstellung pfarramtlicher Zeugnisse

Anlagen und Belege zu den Kirchenbüchern (Anmeldezettel, standesamtliche Bescheinigungen, Amtshandlungsformulare[6])

Kirchenein-, Kirchenaus- und -übertrittserklärungen

Gemeindegliederverzeichnisse

Von jedem dritten Jahr ist ein Ausdruck oder eine andere Übersicht dauernd aufzubewahren

[1]

Red. Anm.: Die Verwaltungsvorschrift trat gemäß Nummer 3 Buchstabe b der Verwaltungsvorschrift zur Rechtsbereinigung im Datenschutz, im Archivwesen und in anderen Bereichen der landeskirchlichen Verwaltung vom 2. Juni 2022 (KABl. S. 286) mit Ablauf des 30. Juni 2022 außer Kraft. Sie galt zuvor auf dem Gebiet der ehemaligen Nordelbischen Ev.-Luth. Kirche weiter, soweit sie der Verfassung, dem Einführungsgesetz und den weiteren von der Verfassunggebenden Synode beschlossenen Kirchengesetzen nicht widersprach oder im Einführungsgesetz keine abweichende Regelung getroffen wurde, vgl. Teil 1 § 2 Absatz 2 des Einführungsgesetzes vom 7. Januar 2012 (KABl. S. 30, 127, 234) in der jeweils geltenden Fassung.

[2]

Red. Anm.: Die Verwaltungsvorschrift wurde unter diesem Datum im Gesetz- und Verordnungsblatt der ehemaligen Nordelbischen Ev.-Luth. Kirche bekannt gemacht. Gemeint war damit wohl das Inkrafttretensdatum, das sich dann nämlich mit dem der zeitgleich bekanntgemachten Kassationsordnung vom 2. Februar 1999 (GVOBl. S. 57) deckt.

[3]

D. h. genehmigungspflichtigen Bauvorhaben nach § 2 der Allgemeinen Verwaltungsanordnung über Planung und Genehmigung von Bauvorhaben vom 23. Mai 1977 (GVOBl. S. 124).

[4]

Diese Belege sollen daher zu den jeweiligen Sachakten gelegt werden.

[5]

Hierunter fallen alle genehmigungspflichtigen Bauvorhaben nach § 2 der Allgemeinen Verwaltungsordnung über Planung und Genehmigung von Bauvorhaben vom 23. Mai 1977 (GVOBl. S. 124)

[6]

Hier ist die Rechtsverordnung über das Kirchenbuch- und Meldewesen sowie zur Kirchenmitgliedschaft vom 17. Februar 1989 (GVOBl. S. 65) zu beachten; besonders § 14 Abs. 1 „Form der Kirchenbücher bei automatisierter Kirchenbuchführung”.