EPUB-Informationen

Bezeichnung:

6.301-502 N

Stand/Datum des Downloads:

13.10.2022

Allgemeine Verwaltungsanordnung
über die Ordnung und Aufbewahrung von Schriftgut
(Registraturordnung)[1]

Vom 24. November 1998

(GVOBl. 1999 S. 60)

Das Nordelbische Kirchenamt hat aufgrund von Artikel 102 Absatz 3 der Verfassung die folgende Verwaltungsanordnung erlassen:

§§ 1 bis 15

(aufgehoben)

Anlage 1

(aufgehoben)

Anlage 2
(zu § 12 Absatz 4 der Registraturordnung vom 24. November 1998)

Plan über die Aufbewahrungsfristen in der Registratur
(Fristenplan)

Hinweise zur Handhabung:

1. Aufbewahrungsfristen[2]

In den nachfolgenden Fristenplan wurden nur diejenigen Fristen aufgenommen, die von der in § 12 Absatz 5 der Registraturordnung festgesetzten Frist von 15 Jahren abweichen.

2. Fristbeginn

Normalerweise beginnt die Frist mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Band oder die Akte abgeschlossen worden ist. Bei Abweichungen ist der Fristbeginn in der Liste genannt.

3. Ende der Aufbewahrungsfrist

Am Ende der Aufbewahrungsfrist ist das Schriftgut dem jeweiligen kirchlichen Archiv anzubieten. Von der Anbietungspflicht ausgenommen ist Schriftgut, das vom Nordelbischen Kirchenarchiv zur selbstständigen Vernichtung freigegeben ist. Näheres bestimmen die Regelungen nach § 3 Absatz 3 Kassationsordnung vom 2. Februar 1999.

4. Gliederung der Sachgruppen

Der Fristenplan folgt der sachsystematischen Gliederung des nordelbischen Aktenplans „Westerländer Aktenplan“, da dieser in Zukunft am häufigsten verwendet werden wird. Bei Verwendung eines anderen Aktenplans sind bei der Suche nach einzelnen Aktengruppen die hier aufgeführten sachsystematischen Gruppen zu verwenden.

Gliederung des „Westerländer Aktenplan“

0

Organisation, Dienststellenverwaltung

1

Innerkirchliche Gliederung, Verfassung und Beziehung zu anderen Kirchen, Staat und Gesellschaft

2

Dienstrecht der Pastorinnen und Pastoren

3

Dienstrecht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

4

Verkündigung und Seelsorge

5

Diakonische Arbeit

6

Bauwesen

7

Finanzwesen

8

Vermögen

9

Kirchenbuch-, Meldewesen, Dokumentation

Gruppe 0 Organisation

Aktentyp

Frist[3]

Fristbeginn

Protokolle, Rundschreiben anderer kirchlicher Werke, Einrichtungen und Vereine

2

Vorbereitendes Schriftgut für Sitzungen, Veranstaltungen, Tagungen, Freizeiten usw.

2

Materialbeschaffung >> auch für Kindergarten, Gemeindekreise

5

Geschäftsbücher ohne Bezug zur Aktenordnung

5

Sachausstattung der Diensträume >> auch Kindergarten, Gemeinderäume

10

Gruppe 1 Verfassung

Aktentyp

Frist

Fristbeginn

Protokolle, Rundschreiben nachgeordneter, vorgesetzter oder anderer kirchlicher Stellen

2

(Wahlbenachrichtigungskarten, Stimmzettel, Briefwahlunterlagen) Belege über die Durchführung der Wahlen zu kirchlichen Körperschaften

2

nach Ablauf der jeweiligen Amtsperiode

Prozessakten

30

Gruppe 2 und 3 Dienstrecht der Pastorinnen und Pastoren
sowie Dienstrecht der Mitarbeiter

(da beide Gruppen ähnlich sind, wurden sie zusammengelegt)

Aktentyp

Frist

Fristbeginn

Bewerbungsunterlagen von nicht berücksichtigten Personen

nach Besetzung der Stelle zurücksenden

Schriftwechsel über kurzzeitige Vertretungen

1

Fahrtenbücher

2

Urlaubslisten

7

Unterlagen über Beihilfen, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten

5

Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde

Gehalts- und Lohnlisten sowie sonstige Zahlungslisten im Personalwesen

7

Unterlagen über Unfallversicherung und Berufsgenossenschaft (keine Einzelfälle)

10

Abwicklung von Einzelfällen der Unfallversicherung und Berufsgenossenschaft

10

Abschluss des Einzelfalls

Gruppe 4 Verkündigung, Seelsorge

Aktentyp

Frist

Fristbeginn

Handzettel und Anschläge für regelmäßige Gottesdienste und übliche Veranstaltungen

1

An- und Abmeldungen, Überweisung zum Konfirmanden- oder Religionsunterricht

2

An- und Abmeldungen zu Gemeindekreisen und Vereinen

2

Gruppe 5 Diakonische Arbeit

Aktentyp

Frist

Fristbeginn

An- und Abmeldungen zum Kindergarten/ Kindertagesstätte

2

Gruppe 6 Bauwesen

Aktentyp

Frist

Fristbeginn

Werkverträge und Wartungsverträge

5

Beendigung des Vertragsverhältnisses

Laufende Unterhaltung der Kirche und sonstigen kirchlichen Gebäuden[4]>> auch Kindergarten, Dienstwohnungen

10

Gruppe 7 Finanzwesen[5]

Aktentyp

Frist

Fristbeginn

Mahnschreiben

1

Kontoauszüge

7

Entlastung

Solllisten

7

Entlastung

Saldenlisten

7

Entlastung

Kontogegenbuch

7

Entlastung

Regelmäßige Kassenstandsberichte

7

Entlastung

Porto- und Postbücher

7

Entlastung

Kassen- u. Rechnungsbelege aller Art[6]

7

Entlastung

Haushaltsüberwachungslisten

7

Entlastung

Akten und Niederschriften über Kassenprüfungen und außerordentliche Rechnungsprüfungen

7

Entlastung

Kassenbücher und Rechnungskladden, Hilfs- und Nebenbücher zur Rechnungsführung[7]

10

Entlastung

Einzelfallakten über die Erhebung von Kirchgeld und Kirchensteuer

10

Abschluss der Einzelfälle

Zeitbuch (Journal)[8]

10

Entlastung

Gruppensammelblatt

10

Entlastung

Sparbuch

10

Entwertung

Kassentagebuch[9]

10

Entlastung

Akten über die Wirtschaftsführung bei betriebswirtschaftlich geführten Einrichtungen

10

Betriebsprüfung

Gruppe 8 Vermögen

Aktentyp

Frist

Fristbeginn

Akten und Skizzen zur Genehmigung von Grabsteinen und Grabdenkmälern

5

Verträge und Vereinbarungen über Gräbernutzung (Einzelfälle)

10

Beendigung des Vertragsverhältnisses

Akten über Verpachtung und Vermietung

10

Beendigung des Vertragsverhältnisses

Pacht- und Mietverträge (auch Dienstwohnungen)

10

Beendigung des Vertragsverhältnisses

Abwicklung einzelner Versicherungsfälle

10

Abschluss des Einzelfalls

Akten über Versicherungen

10

Beendigung des Versicherungsverhältnisses

Versicherungspolicen

10

Beendigung des Versicherungsverhältnisses

Verträge über Hypotheken und Darlehen

30

nach Abtrag der Schuld

Gruppe 9 Kirchenbuch-, Meldewesen

Aktentyp

Frist

Fristbeginn

Umzugsmeldungen über Gemeindeglieder

1

Schriftwechsel über die Ausstellung pfarramtlicher Zeugnisse

1

Anlagen und Belege zu den Kirchenbüchern (Anmeldezettel, standesamtliche Bescheinigungen, Amtshandlungsformulare)[10]

2

Revision des Kirchenbuchs nach Eintragung

Gemeindegliederverzeichnisse

2

Akten über die Erstellung statistischer Berichte

10

[1]

Red. Anm.: Die Verwaltungsvorschrift trat gemäß Nummer 15.2 der Verwaltungsvorschrft über die Ordnung und Aufbewahrung von Schriftgut (Registraturordnung) vom 2. Juni 2022 (KABl. S. 287) mit Ausnahme ihrer Anlage 2 mit Ablauf des 30. Juni 2022 außer Kraft.

[2]

Wichtiger Hinweis für alle rechtlich selbstständigen Einrichtungen: Hinsichtlich der Fristen unterliegen diese zusätzlich zum Steuerrecht dem Handelsrecht; zu beachten sind die §§ 238, 257, 261 HGB sowie § 147 AO in der jeweiligen Fassung.

[3]

Die Frist wird im Folgenden in Jahren angegeben.

[4]

D. h. keine genehmigungspflichtigen Bauvorhaben nach § 2 der Allgemeinen Verwaltungsanordnung über Planung und Genehmigung von Bauvorhaben vom 23. Mai 1977 (GVOBl. S. 124).

Red. Anm.: Die genannte Verwaltungsanordnung trat am. 2. Februar 2010 gem. § 28 Absatz 2 Nummer 1 der Kirchenbaurechtsverordnung vom 12. Januar 2010 (GVOBl. S. 31) außer Kraft.

[5]

Red. Anm.: Die in Gruppe 7 genannten Aufbewahrungsfristen und die Verweise zu § 52 HhKRVO sind z. T. veraltet. Wir verweisen hierzu auf § 147 der Abgabenordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 1. Oktober 2002 (BGBl. I S. 3866; 2003 I S. 61), die zuletzt durch Artikel 33 des Gesetzes vom 5. Oktober 2021 (BGBl. I S. 4607) geändert worden ist, in ihrer jeweils geltenden Form; danach beträgt die Aufbewahrungsfrist etwa für Buchungsbelege zehn Jahre nach deren Entstehen.

[6]

§§ 52 und 53 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118).

[Red. Anm.: Der Verweis ist veraltet, s. o.]

[7]

§§ 52 und 53 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118).

[Red. Anm.: Der Verweis ist veraltet, s. o.]

[8]

§§ 52 und 53 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118).

[Red. Anm.: Der Verweis ist veraltet, s. o.]

[9]

§§ 52 und 53 HhKRVO (GVOBl. 1995 S. 118).

[Red. Anm.: Der Verweis ist veraltet, s. o.]

[10]

Hier ist die Rechtsverordnung über das Kirchenbuch- und Meldewesen sowie zur Kirchenmitgliedschaft vom 17. Februar 1989 (GVOBl. S. 65) zu beachten; besonders § 14 Absatz 1 „Form der Kirchenbücher bei automatisierter Kirchenbuchführung“.