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Geschäftsordnung
des Landeskirchenamtes der
Evangelisch-Lutherischen Kirche in Norddeutschland
(Geschäftsordnung Landeskirchenamt – LKAGeschO)

Vom 2. Oktober 2012

(KABl. S. 239)

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Das Landeskirchenamt der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Norddeutschland hat sich gemäß Artikel 6 Absatz 10 der Verfassung der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Norddeutschland vom 7. Januar 2012 (KABl. S. 2, 127) die folgende Geschäftsordnung gegeben:
§ 1
Aufgaben
§ 2
Vertretung im Rechtsverkehr
§ 3
Sitz
§ 4
Allgemeines
§ 5
Große Runde
§ 6
Kleine Runde
§ 7
Personalrunde
§ 8
Termine
§ 9
Tagesordnung
§ 10
Beschlussvorlagen
§ 11
Niederschrift
§ 12
Kolleggruppen
§ 13
Kirchenkreiskontaktpersonen
§ 14
Gliederung
§ 15
Präsidentin bzw. Präsident
§ 16
Dezernentin bzw. Dezernent
§ 17
Referentinnen und Referenten; Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter
§ 18
Vorgesetzte; Aufsicht; Zeichnungsbefugnis
§ 19
Haushaltsbeauftragte bzw. Haushaltsbeauftragter
§ 20
Gleichstellungs- und Genderstelle
§ 21
Pressesprecherin bzw. Pressesprecher
§ 22
Gemeinsame Geschäftsstelle der Kirchengerichte
§ 23
Zuständigkeit
§ 24
Kirchengesetze; Verträge; sonstige Beschlüsse
§ 25
Sitzungen der Kirchenleitung
§ 26
Bearbeitung von Kirchenleitungsangelegenheiten
§ 27
Bericht über das Landeskirchenamt
§ 28
Rechtsverordnungen
§ 29
Geschäftsablauf im Landeskirchenamt
§ 30
Geschäftsablauf im Dezernat (innerer Dienst)
§ 31
Verwaltungsvorschriften
§ 32
Eingänge
§ 33
Bearbeitung der Vorgänge
§ 34
Schriftverkehr
§ 35
Dienstsiegel
§ 36
Umgang mit Akten
§ 37
Registraturordnung
§ 38
Allgemeine Pflichten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
§ 39
Arbeitszeitregelung
§ 40
Urlaub
§ 41
Erkrankung; Dienstunfall
§ 42
Wertgegenstände
§ 43
Beurteilungen
§ 44
Dienstausweise und Visitenkarten
§ 45
Dienstreisen
§ 46
Besondere Vorgänge
§ 47
Eigenständiges Referat im Finanzdezernat
§ 48
Geteilte Dezernatsleitung
§ 49
Inkrafttreten; Evaluation
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Abschnitt I
Grundsätzliches

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§ 1
Aufgaben

( 1 ) 1 Das Landeskirchenamt ist die oberste Verwaltungsbehörde der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Norddeutschland. 2 Es führt im Rahmen des geltenden Rechtes und der von der Kirchenleitung aufgestellten Grundsätze in eigener Verantwortung die Verwaltung aller Angelegenheiten der Landeskirche, wenn die Verwaltung nicht anderen kirchlichen Stellen übertragen ist.
( 2 ) Das Landeskirchenamt hat insbesondere folgende Aufgaben und Befugnisse:
  1. es regt Beschlüsse der Kirchenleitung an, bereitet sie vor und führt sie aus;
  2. es berät und unterstützt die kirchlichen Körperschaften bei der Erfüllung ihrer Aufgaben;
  3. es kann Verwaltungsvorschriften mit Wirkung für die Evangelisch-Lutherische Kirche in Norddeutschland beschließen;
  4. es vertritt die Landeskirche nach Maßgabe des Kirchenrechtes;
  5. es führt die Aufsicht über die Kirchengemeinden und deren Verbände, die Kirchenkreise und deren Verbände, über die Dienste und Werke der Landeskirche und sonstige kirchliche Einrichtungen sowie über kirchliche Stiftungen;
  6. es besetzt die Stellen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landeskirche, wenn nicht andere Zuständigkeiten bestehen;
  7. es führt die Dienstaufsicht über die Pastorinnen und Pastoren sowie über die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landeskirche, wenn nicht andere Zuständigkeiten bestehen.
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§ 2
Vertretung im Rechtsverkehr

( 1 ) Das Landeskirchenamt kann innerhalb seines Zuständigkeitsbereiches und im Rahmen des Haushaltes schriftliche Erklärungen abgeben, die eine Verpflichtung der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Norddeutschland begründen.
( 2 ) Die bzw. der jeweils zuständige Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter übernimmt mit der Unterzeichnung die Verantwortung für Erklärungen, durch die Verpflichtungen begründet werden.
( 3 ) 1 Zur Vertretung der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Norddeutschland vor Gericht ist die Präsidentin bzw. der Präsident nur aufgrund einer Vollmacht der Kirchenleitung berechtigt. 2 Die Präsidentin bzw. der Präsident kann Untervollmachten erteilen.
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§ 3
Sitz

( 1 ) Das Landeskirchenamt hat seinen Sitz in Kiel und eine Außenstelle in Schwerin.
( 2 ) 1 Es können weitere Außenstellen – auch mit Sonderzuständigkeiten – gebildet werden. 2 Es ist sicherzustellen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Außenstellen in den Geschäftsablauf des Landeskirchenamtes angemessen einbezogen werden.
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Abschnitt II
Kollegiumssitzungen

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§ 4
Allgemeines

( 1 ) Kollegiumssitzungen finden als Große Runde, als Kleine Runde und als Personalrunde statt.
( 2 ) 1 Die Präsidentin bzw. der Präsident sowie die weiteren Dezernentinnen und Dezernenten sind hauptamtliche Mitglieder des Kollegiums. 2 Die Kirchenleitung kann bis zu zwei nebenamtliche Mitglieder des Kollegiums bestellen. 3 Die Mitglieder des Kollegiums sind verpflichtet, an den Kollegiumssitzungen teilzunehmen.
( 3 ) Die Landesbischöfin bzw. der Landesbischof, die Bischöfinnen und Bischöfe im Sprengel, die Referentin bzw. der Referent der Kirchenleitung und die Landeskirchlichen Beauftragten sind berechtigt, an den Kollegiumssitzungen mit beratender Stimme teilzunehmen.
( 4 ) 1 Die Präsidentin bzw. der Präsident beruft zu den Sitzungen ein und führt den Vorsitz. 2 Sie bzw. er kann für einzelne Tagesordnungspunkte oder für die gesamte Sitzung Gäste zulassen. 3 Referentinnen und Referenten oder Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter können in Abstimmung mit der Dezernentin bzw. dem Dezernenten Vorlagen aus ihrem Zuständigkeitsbereich im Kollegium selbst vertreten.
( 5 ) 1 Stimmberechtigt sind die Mitglieder des Kollegiums. 2 Kann ein hauptamtliches Mitglied des Kollegiums an einer Kollegiumssitzung nicht teilnehmen, nimmt die jeweilige Stellvertretung mit Stimmrecht teil.
( 6 ) 1 Das Kollegium ist beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der Stimmberechtigten anwesend ist. 2 Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen gültigen Ja- oder Nein-Stimmen. 3 Bei Stimmengleichheit ist ein Antrag abgelehnt. 4 Ein Beschluss kann auf schriftlichem Wege gefasst werden, wenn kein Mitglied des Kollegiums der schriftlichen Beschlussfassung widerspricht; Absatz 5 Satz 2 gilt entsprechend.
( 7 ) 1 Die Beratungen und Entscheidungen der Kollegiumssitzungen sind vertraulich. 2 Die zur Teilnahme an den Sitzungen des Kollegiums Verpflichteten und Berechtigten sind verpflichtet, die Beschlüsse des Kollegiums nach außen loyal zu vertreten, auch wenn sie in der Abstimmung anders votiert haben. 3 Jedes Mitglied des Kollegiums ist berechtigt, seine vom Beschluss des Kollegiums abweichende Meinung zur Niederschrift zu geben.
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§ 5
Große Runde

( 1 ) In der Großen Runde wird über Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung beraten und entschieden.
( 2 ) Die Referentinnen und Referenten, die bzw. der Datenschutzbeauftragte oder ihre bzw. seine Stellvertretung, eine Vertreterin bzw. ein Vertreter der Gleichstellungs- und Genderstelle und eine Vertreterin bzw. ein Vertreter der Koordinierungskommission Hamburg sind berechtigt, an den Sitzungen der Großen Runde mit beratender Stimme teilzunehmen.
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§ 6
Kleine Runde

( 1 ) In der Kleinen Runde wird über alle Angelegenheiten beraten und entschieden, die nicht in der Großen Runde oder in der Personalrunde beraten und entschieden werden.
( 2 ) 1 Referentinnen und Referenten oder Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter können zu einzelnen Tagesordnungspunkten der Kleinen Runde hinzugezogen werden. 2 Die Dezernentinnen und Dezernenten entscheiden über die Hinzuziehung im Benehmen mit der Präsidentin bzw. dem Präsidenten.
( 3 ) 1 Eine Vertreterin bzw. ein Vertreter der Gleichstellungs- und Genderstelle kann im Benehmen mit der Präsidentin bzw. dem Präsidenten zu einzelnen Tagesordnungspunkten der Kleinen Runde hinzugezogen werden. 2 Über die Teilnahme weiterer Personen oder Stellen entscheidet die Präsidentin bzw. der Präsident.
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§ 7
Personalrunde

( 1 ) In der Personalrunde wird über Personal- und Disziplinarangelegenheiten beraten und entschieden.
( 2 ) 1 Referentinnen und Referenten oder Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter aus den für Dienstrecht und für Personalangelegenheiten zuständigen Dezernaten sollen zu einzelnen Tagesordnungspunkten oder zur gesamten Sitzung der Personalrunde hinzugezogen werden. 2 Die Dezernentinnen und Dezernenten entscheiden über die Hinzuziehung im Benehmen mit der Präsidentin bzw. dem Präsidenten.
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§ 8
Termine

( 1 ) 1 Das Kollegium tritt in der Regel alle zwei Wochen zu einer ordentlichen Sitzung zusammen, wobei auf eine Sitzung der Großen Runde zwei Sitzungen der Kleinen Runde folgen. 2 An die Sitzungen der Großen und der Kleinen Runde schließen sich jeweils Sitzungen der Personalrunde an. 3 Die Termine werden durch die Präsidentin bzw. den Präsidenten im Benehmen mit den Mitgliedern des Kollegiums im Voraus bestimmt. 4 Die Präsidentin bzw. der Präsident kann zu einer außerordentlichen Sitzung einberufen; sie ist einzuberufen, wenn dies von mindestens einem Drittel der Mitglieder des Kollegiums beantragt wird. 5 Die Kollegiumssitzungen sind durch die Mitglieder des Kollegiums und die jeweils weiteren zur Teilnahme Verpflichteten und Berechtigten von allen anderen, insbesondere auswärtigen Terminen freizuhalten. 6 Ausnahmen bedürfen der Genehmigung der Präsidentin bzw. des Präsidenten.
( 2 ) Die hauptamtlichen Mitglieder des Kollegiums sorgen für eine Beratung der Beschlussvorlagen in ihren Dezernaten vor der Kollegiumssitzung und für eine zeitnahe angemessene Information ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Beratungen und Entscheidungen des Kollegiums nach der Kollegiumssitzung.
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§ 9
Tagesordnung

( 1 ) 1 Anmeldungen zur Tagesordnung einer Kollegiumssitzung sollen von den Vorlageberechtigten nach § 10 Absatz 2 bis spätestens zwei Wochen vor einer ordentlichen Sitzung dem Büro der Präsidentin bzw. des Präsidenten zugeleitet werden und einen Hinweis darauf enthalten, ob die Angelegenheit in der Großen Runde oder in der Kleinen Runde verhandelt werden soll. 2 Hierüber entscheidet die Präsidentin bzw. der Präsident im Benehmen mit den Dezernentinnen und Dezernenten. 3 Sie bzw. er kann Beratungsgegenstände im Einvernehmen mit den Anmeldenden zurückstellen.
( 2 ) Die Präsidentin bzw. der Präsident stellt eine vorläufige Tagesordnung der Kollegiumssitzung auf, die in der Regel enthält
  1. Angelegenheiten, die einer Beratung oder Entscheidung der Kirchenleitung bedürfen,
  2. Angelegenheiten, die nur einer Beratung oder Entscheidung des Kollegiums bedürfen,
  3. Personalangelegenheiten;
  4. Berichte und Informationen.
( 3 ) 1 Die vorläufige Tagesordnung der Großen und der Kleinen Runde soll den zur Teilnahme an allen Kollegiumssitzungen Verpflichteten und Berechtigten sowie den zur Teilnahme an Sitzungen der Großen Runde Berechtigten bis spätestens eine Woche vor der Sitzung elektronisch zugeleitet werden. 2 Die vorläufige Tagesordnung der Personalrunde wird nur den zur Teilnahme an allen Kollegiumssitzungen Verpflichteten und Berechtigten elektronisch zugeleitet.
( 4 ) 1 Die endgültige Tagesordnung wird zu Beginn der Sitzung festgestellt. 2 Über Änderungen der Tagesordnung entscheidet das Kollegium.
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§ 10
Beschlussvorlagen

( 1 ) 1 Für jeden Tagesordnungspunkt soll eine schriftliche Vorlage erstellt werden, die in der Regel mit der vorläufigen Tagesordnung versandt wird. 2 In Eilfällen sind auch Tischvorlagen zulässig. 3 § 9 Absatz 3 gilt entsprechend.
( 2 ) 1 Vorlageberechtigt sind die Mitglieder des Kollegiums, eine Vertreterin bzw. ein Vertreter der Gleichstellungs- und Genderstelle und im Einvernehmen mit den Dezernentinnen und Dezernenten auch die weiteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. 2 Über die Vorlageberechtigung weiterer Personen oder Stellen entscheidet die Präsidentin bzw. der Präsident.
( 3 ) 1 Die schriftliche Vorlage ist mit dem Geschäftszeichen zu versehen und soll einen Beschlussvorschlag, eine kurze Begründung und den Hinweis auf in der Sache bisher gefasste Beschlüsse, mögliche finanzielle Auswirkungen sowie auf die Beteiligung anderer Stellen enthalten. 2 In der Begründung sind nach Möglichkeit alternative Lösungen für die Entscheidung aufzuzeigen. 3 Für die Vorlagen ist das anliegende Muster zu verwenden.
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§ 11
Niederschrift

( 1 ) 1 Über jede Sitzung des Kollegiums ist eine Beschlussniederschrift anzufertigen. 2 Die Niederschrift ist von der Präsidentin bzw. dem Präsidenten und von der Schriftführerin bzw. dem Schriftführer zu unterschreiben und soll vor der nächsten Sitzung den in § 9 Absatz 3 Benannten zur Kenntnis gegeben werden.
( 2 ) Die Präsidentin bzw. der Präsident bestimmt die Schriftführerin bzw. den Schriftführer, die bzw. der ebenfalls an den Kollegiumssitzungen teilnimmt.
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§ 12
Kolleggruppen

( 1 ) 1 Das Kollegium kann Kolleggruppen bilden, denen mindestens drei Mitglieder des Kollegiums angehören und weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angehören können. 2 Den Vorsitz einer Kolleggruppe führt die Präsidentin bzw. der Präsident oder die bzw. der juristische oder theologische Vizepräsidentin bzw. Vizepräsident. 3 Zur Bildung einer Kolleggruppe müssen mindestens zwei Drittel der stimmberechtigten Mitglieder des Kollegiums anwesend sein.
( 2 ) Kolleggruppen können vom Kollegium durch Beschluss zugewiesene bestimmte Angelegenheiten oder auch Einzelfragen beraten und entscheiden.
( 3 ) 1 Die Kolleggruppe ist beschlussfähig, wenn mindestens drei Mitglieder des Kollegiums anwesend sind. 2 Sie fasst ihre Beschlüsse – auch bei schriftlicher Beschlussfassung – einstimmig, anderenfalls ist die Sache zur Entscheidung dem Kollegium vorzulegen. 3 Im Übrigen gilt § 4 Absatz 2 Satz 3 und Absatz 7 sowie § 8 Absatz 1 Satz 5 sinngemäß.
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§ 13
Kirchenkreiskontaktpersonen

Für jeden Kirchenkreis benennt das Kollegium mindestens eine Kontaktperson aus dem Kreis der Dezernentinnen und Dezernenten sowie der Referentinnen und Referenten.
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Abschnitt III
Organisationsstruktur

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§ 14
Gliederung

( 1 ) 1 Das Landeskirchenamt ist kollegial verfasst und in Dezernate gegliedert. 2 Jedem hauptamtlichen Mitglied des Kollegiums (Dezernentin bzw. Dezernent) ist ein Dezernat zugeordnet.
( 2 ) 1 Die Geschäftsbereiche der Dezernate und welche Aufgaben im Einzelnen welchen Mitarbeitenden zur Erledigung zugewiesen sind, wird durch den von der Präsidentin bzw. dem Präsidenten im Benehmen mit den weiteren Dezernentinnen und Dezernenten aufgestellten Geschäftsverteilungsplan bestimmt. 2 Bei Zweifeln über die Dezernatszuständigkeit im Einzelfall entscheidet die Präsidentin bzw. der Präsident. 3 Innerhalb der Dezernate sind die Zeichnungsbefugnis und die Vertretung zu regeln; § 16 Absatz 4 bleibt unberührt.
( 3 ) Bei der Bearbeitung und Erledigung aller Angelegenheiten ist stets eine enge Zusammenarbeit der Dezernate in gegenseitiger Unterrichtung, Beratung und Mitbeteiligung zu gewährleisten.
( 4 ) 1 In einzelnen Dezernaten können selbstständige Abteilungen gebildet werden, die von einer Referentin bzw. einem Referenten oder von einer Sachbearbeiterin bzw. einem Sachbearbeiter geleitet werden. 2 Der Abteilungsleitung kann nach § 18 Absatz 1 die Vorgesetztenfunktion hinsichtlich einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übertragen werden. 3 Das Nähere kann durch eine Dienstanweisung der Dezernentin bzw. des Dezernenten geregelt werden.
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§ 15
Präsidentin bzw. Präsident

( 1 ) 1 Die Präsidentin bzw. der Präsident des Landeskirchenamtes ist für die Leitung des Landeskirchenamtes verantwortlich. 2 Ihr bzw. ihm obliegen insbesondere
  1. die Aufstellung des Geschäftsverteilungsplanes,
  2. der Personaleinsatz,
  3. das Inkraftsetzen der Stellenbeschreibungen,
  4. die Entscheidung über die Besetzung von Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterstellen,
  5. die allgemeine Dienstaufsicht über alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie
  6. die Aufsicht über den gesamten Dienstablauf.
( 2 ) Die Präsidentin bzw. der Präsident vertritt das Landeskirchenamt nach außen.
( 3 ) Die Präsidentin bzw. der Präsident kann die weiteren Dezernentinnen und Dezernenten zu regelmäßigen Besprechungen einladen.
( 4 ) Die Präsidentin bzw. der Präsident ist über alle Vorgänge von grundsätzlicher Bedeutung zu unterrichten, kann sich ihrerseits bzw. seinerseits über alle Vorgänge unterrichten lassen und die Bearbeitung einzelner Vorgänge an sich ziehen.
( 5 ) Die Präsidentin bzw. der Präsident kann Dienstanordnungen für das Landeskirchenamt, insbesondere über die Aktenordnung, den Fernsprechverkehr, die Dienstwagennutzung und für Notfallsituationen, treffen.
( 6 ) 1 Die Präsidentin bzw. der Präsident kann einen Beschluss des Kollegiums oder eines hauptamtlichen Mitgliedes des Kollegiums innerhalb von zwei Wochen und vor seiner Ausführung beanstanden. 2 Die Beanstandung hat aufschiebende Wirkung. 3 Der Beschluss wird wirksam, wenn und soweit er von der Mehrheit der Mitglieder des Kollegiums in erneuter Sitzung bestätigt wird.
( 7 ) 1 Die Präsidentin bzw. der Präsident wird im Verhinderungsfall durch eine theologische Vizepräsidentin bzw. einen theologischen Vizepräsidenten und eine juristische Vizepräsidentin bzw. einen juristischen Vizepräsidenten aus dem Kreis der weiteren Dezernentinnen und Dezernenten vertreten. 2 Die Aufgabenverteilung im Einzelnen regelt die Präsidentin bzw. der Präsident im Einvernehmen mit den Stellvertretungen.
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§ 16
Dezernentin bzw. Dezernent

( 1 ) 1 Jedes Dezernat wird von einer Dezernentin bzw. einem Dezernenten in eigener Verantwortung geleitet. 2 Die Zuständigkeiten der Präsidentin bzw. des Präsidenten und des Kollegiums bleiben unberührt.
( 2 ) 1 Die Dezernentin bzw. der Dezernent koordiniert die Arbeit im Dezernat und hält regelmäßig Mitarbeiterbesprechungen ab. 2 Sie bzw. er ist über alle Vorgänge von grundsätzlicher Bedeutung zu unterrichten, kann sich ihrerseits bzw. seinerseits über alle Vorgänge unterrichten lassen und die Bearbeitung einzelner Vorgänge an sich ziehen.
( 3 ) 1 Im Rahmen ihres Geschäftsbereiches sind auch die Dezernentinnen und Dezernenten befugt, das Landeskirchenamt nach außen, insbesondere gegenüber staatlichen Stellen und der Öffentlichkeit sowie im Rechtsverkehr zu vertreten. 2 Die Zuständigkeit der Präsidentin bzw. des Präsidenten und die Bindung an interne Beschlüsse und Zustimmungserfordernisse bleiben unberührt.
( 4 ) Die Präsidentin bzw. der Präsident benennt im Einvernehmen mit der Dezernentin bzw. dem Dezernenten eine Stellvertreterin bzw. einen Stellvertreter der Dezernentin bzw. des Dezernenten.
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§ 17
Referentinnen und Referenten; Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter

Die Referentinnen und Referenten, die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter sowie die weiteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Dezernate nehmen die ihnen durch den Geschäftsverteilungsplan zugewiesenen Aufgaben im Rahmen der Gesamtverantwortung der Dezernentin bzw. des Dezernenten selbstständig wahr.
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§ 18
Vorgesetzte; Aufsicht; Zeichnungsbefugnis

( 1 ) 1 Unbeschadet der allgemeinen Dienstaufsicht der Präsidentin bzw. des Präsidenten ist die Dezernentin bzw. der Dezernent unmittelbare Vorgesetzte bzw. unmittelbarer Vorgesetzter aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Dezernats. 2 Von der Dezernentin bzw. von dem Dezernenten kann im Einvernehmen mit der Präsidentin bzw. dem Präsidenten einer Referentin bzw. einem Referenten oder einer Sachbearbeiterin bzw. einem Sachbearbeiter die Vorgesetztenfunktion hinsichtlich einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übertragen werden.
( 2 ) Die Vorgesetzten üben die Dienst- und Fachaufsicht über die ihnen unterstellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus.
( 3 ) 1 Die Vorgesetzten haben die ihnen unterstellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzuweisen, zu informieren sowie ihre Aufgaben zu konkretisieren und zu erläutern, damit sie diese sachgemäß wahrnehmen können. 2 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben die Vorgesetzten zu informieren und zu beraten, sodass diese den Gesamtüberblick über die Aufgaben behalten und ihren Leitungsaufgaben nachkommen können. 3 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informieren sich untereinander, soweit es ihre Aufgaben erfordern.
( 4 ) 1 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben Bedenken gegen die Rechtmäßigkeit dienstlicher Anordnungen bei der bzw. dem unmittelbaren Vorgesetzten geltend zu machen. 2 Wird die Anordnung aufrecht erhalten, so haben sie sich, wenn die Bedenken fortbestehen, an die nächst höhere Vorgesetzte bzw. den nächst höheren Vorgesetzten zu wenden. 3 Bestätigt diese bzw. dieser die Anordnung schriftlich, so ist sie auszuführen unter Befreiung von der eigenen Verantwortung der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters.
( 5 ) Jede Mitarbeiterin bzw. jeder Mitarbeiter, der bzw. dem ein Aufgabenbereich zur selbstständigen Bearbeitung übertragen ist, hat insoweit die Zeichnungsbefugnis.
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§ 19
Haushaltsbeauftragte bzw. Haushaltsbeauftragter

( 1 ) Die Dezernentin bzw. der Dezernent des Finanzdezernates ist Haushaltsbeauftragte bzw. Haushaltsbeauftragter des Landeskirchenamtes.
( 2 ) Die bzw. der Haushaltsbeauftragte stellt die Entwürfe für die Finanzplanung, den Haushalt und den Haushaltsbeschluss auf und vertritt diese bei den Beratungen des Kollegiums und in den zuständigen Gremien der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Norddeutschland.
( 3 ) 1 Der bzw. dem Haushaltsbeauftragten obliegt die Ausführung des Haushaltes. 2 Sie bzw. er ist bei allen Maßnahmen von finanzieller Bedeutung zu beteiligen. 3 Sie bzw. er hat darüber zu wachen, dass die Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen sowie die Stellen nach den für die Haushaltsführung geltenden Vorschriften und Grundsätzen bewirtschaftet werden. 4 Sie bzw. er kann Aufgaben bei der Ausführung des Haushaltes übertragen.
( 4 ) 1 Unterlagen, die die bzw. der Haushaltsbeauftragte zur Erfüllung ihrer bzw. seiner Aufgaben für erforderlich hält, sind ihr bzw. ihm auf Verlangen vorzulegen oder innerhalb einer bestimmten Frist zu übersenden. 2 Ihr bzw. ihm sind die erbetenen Auskünfte zu erteilen.
( 5 ) 1 Die bzw. der Haushaltsbeauftragte kann bei der Ausführung des Haushaltes Widerspruch erheben. 2 Widerspricht sie bzw. er einem Vorhaben und kommt es zu keinem Einvernehmen, so ist die Entscheidung des Kollegiums einzuholen. 3 Die Rechte des Finanzausschusses bleiben unberührt.
( 6 ) 1 Die bzw. der Haushaltsbeauftragte ist für den Jahresabschluss verantwortlich. 2 Die Prüfungsberichte des Rechnungsprüfungsamtes gehen den Dezernaten über sie bzw. ihn zu.
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§ 20
Gleichstellungs- und Genderstelle

( 1 ) Die Gleichstellungs- und Genderstelle wird von den Dezernaten des Landeskirchenamtes in der Durchführung ihrer Arbeit durch Erteilung der nötigen Auskünfte und rechtzeitige Beteiligung unterstützt.
( 2 ) Jede Vorlage aus den Dezernaten wird auf ihre möglichen Auswirkungen aus Genderperspektive geprüft.
( 3 ) 1 Bei grundsätzlichen Änderungen mit Auswirkungen auf die Verwirklichung der Geschlechtergerechtigkeit und die tatsächliche Gleichstellung von Frauen und Männern, die in der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Norddeutschland ehrenamtlich oder beruflich Dienste wahrnehmen, ist die Gleichstellungs- und Genderstelle zu beteiligen. 2 Unterschiedliche Lebenssituationen von Frauen und Männern sollen bei den Entscheidungen der Dezernate berücksichtigt und die Vereinbarkeit von beruflichen Pflichten und Familienpflichten verbessert werden.
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§ 21
Pressesprecherin bzw. Pressesprecher

1 Auskünfte und Verlautbarungen gegenüber den Medien werden für das Landeskirchenamt grundsätzlich von der Pressesprecherin bzw. dem Pressesprecher der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Norddeutschland abgegeben. 2 Über Ausnahmen insbesondere in Personalangelegenheiten entscheidet die Präsidentin bzw. der Präsident. 3 Die Präsidentin bzw. der Präsident sucht den regelmäßigen Kontakt zur Pressesprecherin bzw. zum Pressesprecher.
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§ 22
Gemeinsame Geschäftsstelle der Kirchengerichte

1 Das Landeskirchenamt unterstützt die Kirchengerichte der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Norddeutschland durch die Bereitstellung einer gemeinsamen Geschäftsstelle. 2 Diese erledigt die für die Vorbereitung und Durchführung der Verhandlungen der Kirchengerichte erforderlichen Arbeiten.
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Abschnitt IV
Landessynode

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§ 23
Zuständigkeit

( 1 ) 1 Das Landeskirchenamt unterstützt das Präsidium der Landessynode durch die Bereitstellung einer Geschäftsstelle und die ständigen Ausschüsse der Landessynode durch die Bereitstellung einer Geschäftsführung. 2 Die ständigen Ausschüsse und die weiteren Ausschüsse der Landessynode werden Dezernaten zugeordnet. 3 Für Themensynoden bestimmt die Präsidentin bzw. der Präsident, welches Dezernat die Themensynode betreut.
( 2 ) 1 Die Büroleitung der Präsidentin bzw. des Präsidenten erledigt die für die Vorbereitung und Durchführung der Tagungen der Landessynode erforderlichen Arbeiten. 2 Hierzu gehört insbesondere die Bestimmung der Schreibkräfte und des sonstigen Synodenpersonals, die Erstellung des Beschlussprotokolls und der Reisekostenabrechnungen und das Vorhalten funktionierender Mikrofonanlagen, Drucker und Fotokopierer. 3 Diese Aufgaben können ganz oder teilweise auf die Geschäftsstelle der Landessynode nach Absatz 1 delegiert werden.
( 3 ) 1 Die Dezernate sollen zehn Wochen vor der nächsten Tagung der Landessynode mitteilen, welche Angelegenheiten auf die Tagesordnung der Landessynode kommen. 2 Die Präsidentin bzw. der Präsident stellt rechtzeitig acht Wochen vor der nächsten Tagung der Landessynode einen Vorschlag über die vorläufige Tagesordnung auf. 3 Dieser Vorschlag wird der Geschäftsstelle der Landessynode zugeleitet.
( 4 ) Die Synodenvorlagen aus den Dezernaten sind der Geschäftsstelle der Landessynode über die Präsidentin bzw. den Präsidenten fünf Wochen vor der nächsten Tagung der Landessynode zuzuleiten.
( 5 ) Das zuständige Dezernat hat Fragen zur Fragestunde der Landessynode und deren Beantwortung schriftlich der Kirchenleitung zur Kenntnis zu geben.
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§ 24
Kirchengesetze; Verträge; sonstige Beschlüsse

( 1 ) 1 Das zuständige Dezernat hat von der Landessynode beschlossene Kirchengesetze und Verträge unverzüglich dem vorsitzenden Mitglied der Kirchenleitung zur Ausfertigung vorzulegen und danach im Kirchlichen Amtsblatt zu verkünden. 2 Das Original des ausgefertigten Kirchengesetzes und Vertragsschlusses ist der Präsidentin bzw. dem Präsidenten zur Aufbewahrung zuzuleiten.
( 2 ) Die Präsidentin bzw. der Präsident überprüft Kirchengesetze, Verträge und sonstige Beschlüsse der Landessynode rechtzeitig hinsichtlich der Notwendigkeit einer Beanstandung durch die Kirchenleitung nach Artikel 79 Absatz 1 der Verfassung und unterbreitet der Kirchenleitung gegebenenfalls einen Beschlussvorschlag.
( 3 ) Die sonstigen Beschlüsse der Landessynode sind im Mitteilungsblatt der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Norddeutschland bekannt zu geben.
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Abschnitt V
Kirchenleitung

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§ 25
Sitzungen der Kirchenleitung

1 Die Sitzungen der Kirchenleitung sind durch die Mitglieder des Kollegiums von allen anderen, insbesondere auswärtigen Terminen freizuhalten. 2 Ausnahmen bedürfen der Genehmigung der Präsidentin bzw. des Präsidenten.
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§ 26
Bearbeitung von Kirchenleitungsangelegenheiten

( 1 ) 1 Bei einer auftragsweisen Erledigung von Kirchenleitungsangelegenheiten hat das Landeskirchenamt hierauf in der ausführenden Maßnahme hinzuweisen. 2 Bei einer vorbereitenden Bearbeitung bleiben die Eingänge Bestandteil der Kirchenleitungsakten und die Verfügungsentwürfe sind der bzw. dem Vorsitzenden der Kirchenleitung zur Unterzeichnung vorzulegen.
( 2 ) 1 Delegationsbeschlüsse der Kirchenleitung sind zu beachten. 2 § 24 Absatz 1 Satz 2 gilt entsprechend.
( 3 ) 1 Zu unmittelbar an die Kirchenleitung gerichteten Beschlussvorlagen gibt das Kollegium des Landeskirchenamtes ein Votum ab. 2 § 4 Absatz 6 gilt entsprechend.
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§ 27
Bericht über das Landeskirchenamt

Die Präsidentin bzw. der Präsident berichtet der Kirchenleitung laufend über die Tätigkeit des Landeskirchenamtes.
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§ 28
Rechtsverordnungen

1 Das zuständige Dezernat hat von der Kirchenleitung erlassene Rechtsverordnungen unverzüglich dem vorsitzenden Mitglied der Kirchenleitung zur Ausfertigung vorzulegen und danach im Kirchlichen Amtsblatt zu verkünden. 2 § 24 Absatz 1 Satz 2 gilt entsprechend.
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Abschnitt VI
Geschäftsablauf

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§ 29
Geschäftsablauf im Landeskirchenamt

( 1 ) 1 Die Büroleitung der Präsidentin bzw. des Präsidenten hat für den reibungslosen Geschäftsablauf im Landeskirchenamt zu sorgen. 2 Ihr unterstehen die Registratur, die Amtsmeisterei, die Telefonzentrale, die Druckerei, die Betriebsmeisterei und die Kantine. 3 Das Nähere kann durch Dienstanordnung geregelt werden.
( 2 ) 1 Die Büroleitung der Präsidentin bzw. des Präsidenten kann im Einzelfall aus besonderem Anlass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus anderen Dezernaten zur Erledigung dringender Aufgaben, insbesondere zur Vorbereitung von Tagungen der Landessynode oder von Kirchenleitungssitzungen, heranziehen. 2 Die Entscheidung soll im Einvernehmen mit der Dezernentin bzw. dem Dezernenten erfolgen. 3 Kommt es zu keiner einvernehmlichen Lösung, entscheidet die Präsidentin bzw. der Präsident.
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§ 30
Geschäftsablauf im Dezernat (innerer Dienst)

In jedem Dezernat ist eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter zu bestimmen, die bzw. der für den reibungslosen Geschäftsablauf im Dezernat verantwortlich ist und die Eingänge auf die nach Geschäftsverteilungsplan zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verteilt.
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§ 31
Verwaltungsvorschriften

1 Das zuständige Dezernat hat vom Kollegium beschlossene Verwaltungsvorschriften unverzüglich der Präsidentin bzw. dem Präsidenten zur Ausfertigung vorzulegen und danach im Kirchlichen Amtsblatt zu verkünden. 2 § 24 Absatz 1 Satz 2 gilt entsprechend.
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§ 32
Eingänge

( 1 ) 1 Die an das Landeskirchenamt gerichteten Eingänge (Post, Fax, E-Mail) werden in der Regel der Büroleitung der Präsidentin bzw. des Präsidenten zugeleitet, mit Eingangsstempel versehen und nach dem Geschäftsverteilungsplan auf die zuständigen Dezernate ausgezeichnet. 2 Dies hat unverzüglich nach dem Eingang zu erfolgen. 3 An die Finanzbuchhaltung gerichtete Eingänge werden von dieser mit Eingangsstempel versehen. 4 Vertrauliche Vorgänge werden entsprechend gekennzeichnet. 5 Das Nähere kann durch Dienstanordnung geregelt werden.
( 2 ) 1 Persönlich adressierte Eingänge und Eingänge mit dem Hinweis „Persönlich oder Vertraulich” werden der betreffenden Mitarbeiterin bzw. dem betreffenden Mitarbeiter ungeöffnet zugeleitet. 2 Handelt es sich um dienstliche Angelegenheiten, hat die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter nach Absatz 1 zu verfahren.
( 3 ) 1 Alle dienstlichen Eingänge werden der Präsidentin bzw. dem Präsidenten vorgelegt und von dieser bzw. diesem mit einem Sichtvermerk, bei Bedarf mit Arbeitsvermerken versehen. 2 Dabei verwendet die Präsidentin bzw. der Präsident einen Rotstift. 3 Als Arbeitsvermerke werden verwendet:
# (rot)
=
Schlusszeichnung durch die Präsidentin bzw. den Präsidenten vorbehalten
+ (rot)
=
vor Abgang zur Kenntnis der Präsidentin bzw. des Präsidenten
b. R.
=
bitte Rücksprache
Eilt
=
bevorzugt bearbeiten
V
=
Vertraulich
( 4 ) 1 Die Eingänge werden sodann unverzüglich den zuständigen Dezernaten zugeleitet und dort mit einem Aktenzeichen versehen. 2 Die Eingänge werden von der Dezernentin bzw. dem Dezernenten mit einem Sichtvermerk, bei Bedarf mit Arbeitsvermerken nach Absatz 3 versehen. 3 Dabei verwendet die Dezernentin bzw. der Dezernent einen Grünstift.
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§ 33
Bearbeitung der Vorgänge

( 1 ) Eilvorgänge sind vorrangig zu bearbeiten.
( 2 ) Zwischenbescheide sollen unverzüglich auf Eingänge erteilt werden, die nicht innerhalb eines Monats bearbeitet werden können.
( 3 ) Über Besprechungen und Telefonate, die für die Bearbeitung von Bedeutung sind, sollen Aktenvermerke gefertigt werden.
( 4 ) Jede Mitarbeiterin bzw. jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, die Vorgesetzte bzw. den Vorgesetzten zu unterrichten, wenn größere Arbeitsrückstände zu entstehen drohen.
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§ 34
Schriftverkehr

( 1 ) Der Schriftverkehr von grundsätzlicher Bedeutung, wie zum Beispiel mit der Evangelischen Kirche in Deutschland, der Vereinigten Evangelisch-Lutherischen Kirche Deutschlands und staatlichen Stellen, ist der Präsidentin bzw. dem Präsidenten vor Abgang zur Kenntnis zu geben.
( 2 ) 1 Im Schriftverkehr mit den Kirchengemeinden und Kirchengemeindeverbänden ist von beiden Seiten der Dienstweg über den Kirchenkreis einzuhalten. 2 Wird die Einhaltung des Dienstweges nicht beachtet, ist in angemessener Weise darauf hinzuweisen. 3 Dies gilt entsprechend für E-Mails und Telefonate.
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§ 35
Dienstsiegel

Die Führung des Dienstsiegels des Landeskirchenamtes wird durch die Büroleitung der Präsidentin bzw. des Präsidenten geregelt.
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§ 36
Umgang mit Akten

( 1 ) 1 Die Akten werden in Laufmappen befördert. 2 Personalakten und Kirchensteuerakten sind in einer Verschlussmappe oder von Hand weiterzugeben, sie sind so aufzubewahren, dass ein unbefugter Einblick ausgeschlossen wird. 3 Es ist sicherzustellen, dass Umlaufmappen, die Zeitschriften enthalten, bei mehrtägiger Abwesenheit weitergegeben werden.
( 2 ) Soll vertrauliches Schriftgut vernichtet werden, ist es der Amtsmeisterin bzw. dem Amtsmeister zu diesem Zweck direkt auszuhändigen.
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§ 37
Registraturordnung

Die Ordnung und Aufbewahrung von Schriftgut ist durch Dienstanordnung zu regeln (Registraturordnung).
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Abschnitt VII
Sonstiges

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§ 38
Allgemeine Pflichten
aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

( 1 ) Die Bestimmungen des Datenschutzes sind zu beachten.
( 2 ) Die Dienstanordnung der Präsidentin bzw. des Präsidenten für PC-Arbeitsplätze ist zu beachten.
( 3 ) 1 Bei Besprechungen, die nach Dienstschluss stattfinden, hat die bzw. der Einladende dafür zu sorgen, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Besprechung das Haus verlassen können und der Sitzungssaal in einem ordnungsgemäßen Zustand hinterlassen wird. 2 Es ist dafür Sorge zu tragen, dass die entsprechenden Außentüren nach der Besprechung verschlossen werden.
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§ 39
Arbeitszeitregelung

Für die Arbeitszeit gilt die Dienstvereinbarung mit der Mitarbeiterinnen- und Mitarbeitervertretung.
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§ 40
Urlaub

Vor Beginn eines Urlaubsjahres sind die Urlaubszeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Dezernat aufeinander abzustimmen, die Vertretung ist sicherzustellen.
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§ 41
Erkrankung; Dienstunfall

( 1 ) 1 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die dem Dienst wegen Erkrankung fernbleiben müssen, haben dies unverzüglich der Büroleitung der Präsidentin bzw. des Präsidenten anzuzeigen. 2 Diese benachrichtigt unverzüglich das betreffende Dezernat.
( 2 ) 1 Dauert die Krankheit länger als drei Kalendertage, ist spätestens an dem darauf folgenden allgemeinen Arbeitstag eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen. 2 Die Krankmeldung ist der Büroleitung der Präsidentin bzw. des Präsidenten zuzuleiten.
( 3 ) Dienst- und Arbeitsunfälle sind, auch wenn die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter dem Dienst nicht fernbleibt, unverzüglich der Büroleitung der Präsidentin bzw. des Präsidenten mitzuteilen.
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§ 42
Wertgegenstände

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben Wertgegenstände in ihren Diensträumen sicher aufzubewahren.
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§ 43
Beurteilungen

( 1 ) Beurteilungen sind in allen Fällen statusrechtlicher Entscheidungen vorzunehmen.
( 2 ) Die Beurteilungen nach Absatz 1 werden erstellt:
  1. für Dezernentinnen und Dezernenten durch die Präsidentin bzw. den Präsidenten,
  2. für alle übrigen Kirchenbeamtinnen und Kirchenbeamten durch die jeweils zuständige Dezernentin bzw. den jeweils zuständigen Dezernenten.
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§ 44
Dienstausweise und Visitenkarten

( 1 ) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die regelmäßig Außendienst wahrnehmen, können von der Büroleitung der Präsidentin bzw. des Präsidenten einen Dienstausweis erhalten, um sich damit erforderlichenfalls auszuweisen.
( 2 ) Dienstausweise sollen den Vor- und Zunamen, die Beschäftigungsbehörde mit Anschrift, ein Lichtbild und die Unterschrift der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters enthalten.
( 3 ) 1 Über die ausgegebenen Dienstausweise ist ein Verzeichnis zu führen. 2 Beim Ausscheiden aus der Beschäftigungsbehörde ist der Dienstausweis unaufgefordert der ausstellenden Behörde zurückzugeben. 3 Der Verlust des Dienstausweises ist der ausstellenden Behörde anzuzeigen.
( 4 ) Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern können von der Büroleitung der Präsidentin bzw. des Präsidenten Visitenkarten zur Verfügung gestellt werden.
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§ 45
Dienstreisen

( 1 ) 1 Die Dienstreisen der Präsidentin bzw. des Präsidenten und der Dezernentinnen und Dezernenten gelten im Inland als genehmigt. 2 Mehrtägige Dienstreisen haben die Dezernentinnen und Dezernenten der Präsidentin bzw. dem Präsidenten zur Kenntnis zu geben.
( 2 ) Die Dezernentinnen und Dezernenten genehmigen die Dienstreisen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den jeweiligen Dezernaten.
( 3 ) Den Dezernaten kann ein Reisekostenbudget zugewiesen werden.
( 4 ) 1 Für Dienstreisen ins Ausland bedarf die Präsidentin bzw. der Präsident der Genehmigung der bzw. des Vorsitzenden der Kirchenleitung. 2 Die Auslandsdienstreisen der Dezernentinnen und Dezernenten sowie der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bedürfen der Genehmigung der Präsidentin bzw. des Präsidenten. 3 Die Kirchenleitung ist über die erteilten Dienstreisegenehmigungen schriftlich zu informieren.
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§ 46
Besondere Vorgänge

1 Die haupt- und nebenamtlichen Mitglieder des Kollegiums sowie die Referentinnen und Referenten zeigen besondere Vorgänge und sie selbst betreffende Angelegenheiten persönlicher Art, die dienstliche Auswirkungen haben können, der Präsidentin bzw. dem Präsidenten unverzüglich an. 2 Die übrigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wenden sich an die Büroleitung der Präsidentin bzw. des Präsidenten.
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Abschnitt VIII
Übergangs- und Schlussbestimmungen

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§ 47
Eigenständiges Referat im Finanzdezernat

1 Der von der Gemeinsamen Kirchenleitung des Verbandes der Evangelisch-Lutherischen Kirchen in Norddeutschland am 21. Mai 2011 vorab gebilligte Beschluss der Präsidentin des Landeskirchenamtes über die Einrichtung eines eigenständigen Referates im Finanzdezernat des Landeskirchenamtes unter der Leitung des zuvor für Finanzen zuständigen Referenten mit erweiterter Verantwortung im Oberkirchenrat der Evangelisch-Lutherischen Landeskirche Mecklenburgs ist zu beachten. 2 Die Einrichtung des eigenständigen Referates im Finanzdezernat endet mit einem Stellenwechsel seines Leiters.
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§ 48
Geteilte Dezernatsleitung

1 Abweichend von § 16 Absatz 1 Satz 1 kann nach einem Überleitungsbeschluss der Gemeinsamen Kirchenleitung des Verbandes der Evangelisch-Lutherischen Kirchen in Norddeutschland gemäß § 38 Absatz 1 Satz 1 der Überleitungsbestimmungen (Teil 1 des Einführungsgesetzes zur Verfassung der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Norddeutschland) ein Dezernat in einem Übergangszeitraum auch von zwei Dezernentinnen bzw. Dezernenten geleitet werden. 2 Diese vertreten sich gegenseitig.
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§ 49
Inkrafttreten; Evaluation

1 Diese Geschäftsordnung tritt am 19. Juni 2012 in Kraft. 2 Sie ist nach Ablauf von zwei Jahren zu evaluieren.